Как использовать ИИ на работе [Видео и викторина]

Вкратце: используйте ИИ на рабочем месте для составления, обобщения, организации и анализа документов с низким уровнем риска, обеспечивая при этом ответственность сотрудников за точность и принимаемые решения. Начните с одной повторяющейся задачи, удалите конфиденциальную информацию и проверяйте каждый результат — особенно если он может повлиять на чьи-либо права, средства к существованию, безопасность или будущее.

Ответственность: Необходимо обеспечить, чтобы квалифицированные специалисты несли ответственность за принятие важных решений и окончательное утверждение.

Конфиденциальность: Используйте одобренные инструменты и удаляйте конфиденциальную или идентифицирующую информацию перед отправкой чего-либо.

Прозрачность: Раскрывайте информацию об использовании ИИ всякий раз, когда этого требуют политика компании, ожидания клиентов или потенциальные последствия.

Проверка: Сравните факты, имена авторов, сроки и предположения с первоисточником.

Тестирование: Перед расширением любого рабочего процесса измерьте общее время, необходимые корректировки и влияние на пользователя.

1. Что подразумевает использование ИИ на рабочем месте?

Использование ИИ на рабочем месте не обязательно означает замену человека или автоматизацию всей работы. В большинстве случаев ИИ гораздо ценнее в качестве вспомогательного инструмента.

Представьте себе быстрого, слегка самоуверенного помощника.

Это может вам помочь:

• Черновики электронных писем и документов

• Кратко изложите объемную информацию

• Генерируйте идеи

• Упорядочить разрозненные заметки

• Анализ базовых данных

• Подготовка к совещаниям

• Создавайте контрольные списки и планы

• Переписывайте контент для разных аудиторий

• Объясните незнакомые понятия

• Превратите грубые мысли в нечто полезное

Искусственный интеллект часто способен создать неплохую первую версию за считанные секунды. Она может быть не идеальной — иногда она излишне формальна, иногда повторяется, а время от времени уверенно отклоняется от темы.

Тем не менее, начать с чего-то обычно проще, чем начать с нуля.

Цель состоит в том, чтобы не позволять ИИ думать за вас. Цель состоит в том, чтобы тратить меньше времени на ненужные мелочи, чтобы у вас было больше энергии для рассуждений, творчества, отношений и принятия решений.

2. Почему важно научиться использовать ИИ на работе

Работа полна мелких задач, которые отнимают больше времени, чем того заслуживают.

Пять минут на отправку электронного письма превращаются в двадцать, потому что вы не можете подобрать подходящую вступительную фразу. На совещании получается три страницы заметок, но нет четких планов действий. Отчет нужно переписать для высшего руководства, клиентов и технической команды. И вдруг половина дня пролетает незаметно.

Искусственный интеллект может сократить время, затрачиваемое на преобразование информации из одной формы в другую.

Например:

• Заметки превращаются в краткое изложение

• Краткое содержание превращается в электронное письмо

• Электронное письмо превращается в план презентации

• Набросок идеи превращается в план проекта

• Электронная таблица превращается в письменное объяснение

• Сложная политика превращается в понятное и доступное руководство

Именно здесь обычно проявляется повышение производительности. Не в эффектных моментах типа «компанией теперь управляет ИИ», а в десятках небольших улучшений.

Это немного похоже на очистку ботинка от камешков. Один камешек — это не критично, но ходить с двенадцатью камешками весь день — это просто нелепо.

Искусственный интеллект также может сделать экспертные знания более доступными. Новый сотрудник может попросить разъяснения незнакомой терминологии. Менеджер может изучить различные способы структурирования обратной связи. Продавец может подготовить вопросы для отрасли, в которой он еще не разбирается.

При грамотном использовании ИИ помогает людям быстрее достичь устойчивой отправной точки.

3. Лучшие задачи для ИИ на рабочем месте

Простейший способ понять, как использовать ИИ на работе, — разделить задачи на три категории: создание, преобразование и анализ.

Создавать

Искусственный интеллект может создать первый черновик на основе ваших инструкций.

Примеры включают:

• Электронные письма

• Предложения

• Описание должностных обязанностей

• Повестки дня

• Сообщения в социальных сетях

• Учебные материалы

• Ответы клиентов

• План презентации

• Вопросы для собеседования

Здесь важна фраза «первый черновик». Контент, созданный с помощью ИИ, как правило, должен быть проверен перед отправкой, публикацией или представлением.

Трансформация

Это одно из самых эффективных применений ИИ на рабочем месте. Вы предоставляете ему уже имеющуюся информацию и просите изменить формат, длину, стиль или уровень сложности.

Например:

• Сократить длинный отчет

• Превратите заметки в пункты действий

• Переписать технический язык для клиентов

• Преобразовать абзац в маркированный список

• Сделайте сообщение более профессиональным

• Превратите стенограмму в краткое изложение

• Переводите внутренний жаргон на понятный повседневный язык

Задачи по трансформации обычно решаются успешно, потому что у ИИ есть исходный материал. Ему не приходится изобретать всё с нуля.

Анализ

Искусственный интеллект также может помочь выявлять закономерности, сравнивать информацию и структурировать проблему.

В число практических задач анализа входят:

• Группировка отзывов клиентов по темам

• Сравнение нескольких вариантов

• Выявление возможных рисков

• Выявление пробелов в плане

• Составление списка плюсов и минусов

• Предложите вопросы, на которые вы могли не ответить

• Объяснение тенденций в наборе данных

• Классификация запросов в службу поддержки

Однако анализ с помощью ИИ следует рассматривать как вспомогательный инструмент, а не как неоспоримую истину. Он может упускать из виду контекст или делать предположения, которые кажутся разумными, но на самом деле совершенно неверны. Человек по- прежнему управляет процессом 🚗

4. Сравнительная таблица: Практические способы использования ИИ на рабочем месте

Задание на рабочем месте	Что может сделать ИИ?	Лучший способ предоставить информацию	Требуется ли проверка человеком?	Почему это работает
Написание электронных писем	Составить черновик, сократить, смягчить, уточнить	Получатель, цель, ключевые факты, желаемое действие	Да	Устраняет трение на чистых страницах
Протокол совещания	Подвести итоги и выделить действия	Стенограмма или структурированные заметки	Определенно	Быстро отделяет обсуждение от принятия решений
Планирование исследований	Предложите вопросы и тематические области	Четкая цель и целевая аудитория	Да, факты нуждаются в проверке	Помогает создать начальную структуру
Управление проектом	Разрабатывайте планы, определяйте этапы и риски	Объем работ, сроки, команда, ограничения	Да	Организует разрозненную информацию
Интерпретация данных	Объясните закономерности и аномалии	Чистые данные плюс бизнес-контекст	Необходима тщательная проверка	Облегчает обсуждение цифр
Мозговой штурм	Генерируйте идеи и альтернативы	Конкретная проблема и границы	Умеренный	Производит широкий спектр продукции, порой неожиданно эффективной
Служба поддержки клиентов	Составьте проекты ответов и классифицируйте вопросы	Сообщение клиенту и рекомендации компании	Да, особенно в деликатных случаях	Ускоряет выполнение рутинных задач
Редактирование документов	Улучшить тон, грамматику и структуру	Оригинальный текст и целевая аудитория	Обычно	Быстрее, чем редактировать предложение за предложением
Обучение	Объясняйте концепции и создавайте викторины	Тема, уровень квалификации, сценарий работы	От лёгкой до умеренной	Делает обучение более персонализированным
Поддержка принятия решений	Сравните варианты и риски, связанные с поверхностью	Критерии, ограничения, приоритеты	Абсолютно	Это проясняет ситуацию, но не должно принимать решение за вас

Таблица наглядно демонстрирует важный момент: ИИ работает наиболее эффективно, когда задача четко определена.

Фраза "Помощь с моим проектом" звучит расплывчато.

«Создайте контрольный список из шести шагов для запуска небольшого внутреннего обновления программного обеспечения с участием ИТ-отдела, службы поддержки клиентов и отдела продаж» — это дает ИИ конкретную отправную точку для работы.

Конкретные входные данные приводят к конкретному результату. Вряд ли это революционно, но это правда.

5. Как писать более эффективные подсказки для работы с помощью ИИ

Вам не нужна сложная формула подсказки. Вам просто нужно предоставить достаточно контекста, чтобы ИИ понял, что значит «хорошо».

Надежная подсказка для работы обычно содержит пять элементов:

Задача

Четко сформулируйте, чего вы хотите.

Пример:

«Составьте электронное письмо с объяснением задержки доставки»

Контекст

Объясните, что произошло и почему это задание важно.

Пример:

«Поставщик задержал отгрузку на четыре дня из-за проблем с наличием товара на складе»

Зрители

Укажите ИИ, кто будет читать или использовать результат.

Пример:

«Целевая аудитория — это давние клиенты, которые уже разочарованы»

Желаемый тон или формат

Опишите, как должен звучать или выглядеть ответ.

Пример:

«Используйте спокойный, прямой и ответственный тон. Объем текста не должен превышать 150 слов»

Необходимые данные

Перечислите факты, которые необходимо включить.

Пример:

«Укажите измененную дату доставки, вариант возврата средств и контактные данные службы поддержки»

В итоге, задание сводится к следующему:

«Составьте электронное письмо давнему клиенту, объясняющее, что его доставка задерживается на четыре дня из-за проблем с наличием товара у поставщика. Используйте спокойный, прямой и ответственный тон. Объем письма не должен превышать 150 слов. Укажите измененную дату доставки, вариант возврата средств и контактные данные службы поддержки»

Этот запрос почти всегда даст лучший результат, чем «Напишите письмо с задержкой»

Вы также можете попросить ИИ отредактировать свой собственный ответ:

• Сделайте это менее формальным

• Удалите повторения

• Добавьте более четкий призыв к действию

• Перепишите это для руководителей высшего звена

• Выявите любые необоснованные предположения

• Предложите мне три более эффективных варианта

• Оспорьте эту рекомендацию

Последний пункт особенно ценен. Искусственный интеллект не всегда должен быть вашим вдохновителем. Иногда он должен быть слегка раздражающим коллегой, который спрашивает: «А что, если это предположение окажется неверным?» 🧐

6. Как использовать ИИ для электронной почты и делового общения

Чаще всего начать можно с электронной почты.

Искусственный интеллект может помочь, когда вы знаете, что хотите сказать, но не можете подобрать правильные слова. Он также может помочь вам избежать слишком резких, расплывчатых сообщений или сообщений, которые на три абзаца длиннее, чем необходимо.

К практическим запросам относятся:

• Перепишите это так, чтобы это звучало дружелюбно, но твердо

• Сделайте это более кратким

• Установите четкий крайний срок

• Уберите эмоциональные выражения

• Сделайте это подходящим для высшего руководства

• Превратите это в вежливое последующее обращение

• Объясните это без использования технического жаргона

• Создайте три варианта темы письма

Искусственный интеллект особенно удобен для деликатной коммуникации, но следует проявлять осторожность. Проблемы с производительностью, жалобы, юридические вопросы или личные проблемы не следует рассматривать как обычную маркетинговую заметку.

Используйте ИИ для структурирования сообщения, а затем проверьте каждое предложение.

Задайте себе вопрос:

• Это точная информация?

• Это похоже на меня?

• Возможно ли неправильное толкование этой формулировки?

• Соответствует ли тон этих отношений?

• Содержит ли это конфиденциальную информацию, которую не следовало вводить?

• Устроит ли меня, если я укажу свое имя в качестве автора?

Последний вопрос — это простейший тест контроля качества. Если вы сомневаетесь, стоит ли его подписывать, не отправляйте.

7. Использование ИИ для проведения совещаний, приносящих реальные результаты

В ходе совещаний генерируется много информации, но, как ни странно, не всегда достигается ясность.

Искусственный интеллект может помочь до, во время и после совещания.

Перед встречей

Используйте ИИ для:

• Составьте повестку дня

• Определите ключевые вопросы

• Кратко изложите справочную информацию

• Подготовьте тезисы для обсуждения

• Прогнозирование возражений

• Разработайте схему принятия решений

В качестве практического задания можно привести следующий пример:

«Составьте 30-минутную повестку дня для совещания, посвященного задержкам в процессе адаптации новых клиентов. Цель – определить основное узкое место, согласовать ответственного за его устранение и выбрать два действия на эту неделю»

После встречи

Искусственный интеллект может преобразовывать заметки или стенограммы в:

• Ключевые решения

• Пункты плана действий

• Владельцы

• Сроки

• Открытые вопросы

• Риски

• Последующие электронные письма

Не стоит автоматически доверять результатам. Стенограммы совещаний могут содержать ошибки, невнятную речь выступающих, шутки, которые выглядят как обещания, и обещания, которые звучат как шутки.

Перед тем как делиться им, ознакомьтесь с кратким содержанием.

Хорошей практикой является просьба к ИИ разделить информацию на три группы:

1. Подтвержденные решения

2. Предложенные идеи

3. Нерешенные вопросы

Это предотвращает ситуацию, когда полуобсужденные предложения волшебным образом в одночасье превращаются в официальную политику.

8. Использование ИИ в исследованиях без создания самоуверенной бессмыслицы

Искусственный интеллект может помочь вам начать исследование, систематизировать тему и определить области, заслуживающие изучения.

Он может:

• Объясните незнакомую терминологию

• Сформулируйте исследовательские вопросы

• Сравните понятия

• Предложить категории

• Составьте план

• Кратко изложите предоставленную вами информацию

• Определите предположения

• Составьте вопросы для интервью

• Выделите недостающие точки зрения

Чего оно точно не должно делать, так это становиться вашим единственным источником истины.

Искусственный интеллект может выдавать неточные сведения, вымышленные примеры, устаревшую информациюили утверждения, которые звучат гораздо более уверенно, чем заслуживают.

При проведении исследований на рабочем месте используйте ИИ как картографа, а не как саму территорию.

Разумный процесс выглядит следующим образом:

1. Попросите ИИ изложить тему.

2. Определите те утверждения, которые имеют значение.

3. Проверяйте важные факты, используя достоверную внутреннюю или внешнюю информацию.

4. Попросите ИИ систематизировать проверенные результаты.

5. Проверьте окончательный результат на точность и отсутствие предвзятости.

Вы также можете попросить ИИ проявить неуверенность:

• Какие части этого ответа могут быть недостоверными?

• Какие предположения вы делаете?

• Какие факты мне следует проверить?

• Какая информация могла бы изменить эту рекомендацию?

• Приведите мне самый веский аргумент против этого вывода.

Эти подсказки не сделают ИИ непогрешимым, но они побуждают к более тщательному осмыслению ситуации.

9. Как использовать ИИ для работы с данными, отчетами и электронными таблицами

Искусственный интеллект может упростить понимание цифр, особенно для людей, которые не проводят весь день за электронными таблицами.

Это может вам помочь:

• Объясните формулы

• Предложите структуры электронных таблиц

• Классифицировать данные

• Подведите итоги тенденций

• Превратите цифры в письменные комментарии

• Выявить возможные аномалии

• Создание рекомендаций для диаграмм

• Разделы проекта отчета

• Перевод технических результатов на язык бизнеса

Например, вместо того чтобы спрашивать:

«Что означают эти данные?»

Пытаться:

«Проанализируйте эту таблицу ежемесячных продаж. Выделите три наиболее значительных изменения, предложите возможные объяснения и перечислите вопросы, которые мне следует задать, прежде чем делать выводы»

Заключительная фраза имеет значение. Данные редко объясняют сами себя.

Снижение продаж может быть вызвано уменьшением спроса, отсутствием записей, сезонными колебаниями, изменением цен, задержкой выполнения контракта или случайной вставкой значений не в тот столбец. Электронные таблицы обладают способностью создавать мелкие проблемы, при этом сохраняя кажущуюся невозмутимость.

Никогда не позволяйте искусственному интеллекту принимать важные финансовые, операционные или кадровые решения, основываясь лишь на скопированном наборе данных.

Проверять:

• Полны ли данные?

• Указаны ли верные единицы измерения?

• Согласованы ли категории

• Имеет ли значение отсутствие значений

• Возможно, ИИ неправильно понял бизнес-контекст

• Рассматривается ли корреляция как причинно-следственная связь

Искусственный интеллект может ускорить процесс интерпретации. Ответственность по-прежнему лежит на людях.

10. Защита конфиденциальной и важной информации 🔐

Прежде чем вводить информацию о рабочем месте в какой-либо инструмент искусственного интеллекта, ознакомьтесь с правилами вашей организации.

Не следует предполагать, что каждая платформа искусственного интеллекта одобрена для работы с конфиденциальными данными.

К конфиденциальной информации могут относиться:

• клиентские записи

• Информация о сотрудниках

• Пароли или учетные данные доступа

• Медицинские подробности

• Юридические документы

• Финансовые данные

• Невыпущенные планы по продуктам

• Внутренняя стратегия

• Собственный код

• Условия договора

• Персональные данные

По возможности удалите идентифицирующие данные.

Вместо ввода:

«Напишите отчет об оценке работы Джордана Смита из оперативного отдела в Манчестере, который не уложился в срок заключения контракта с компанией Acme»

Используйте что-то вроде:

«Напишите отзыв о работе сотрудника операционного отдела, который не уложился в важный срок, установленный клиентом. Отзывы должны быть объективными, конструктивными и сосредоточенными на дальнейших шагах»

Анонимизация информации снижает риски, при этом позволяя ИИ оказывать помощь в структурировании.

Также проверьте, использует ли ваша организация утвержденную корпоративную систему искусственного интеллекта. Эти инструменты могут включать в себя более строгий контроль данных, управление доступом и внутренние политики.

Удобство — не повод раскрывать информацию, которая должна оставаться конфиденциальной. Это не новаторство. Это всё равно что оставить офисный картотечный шкаф открытым под дождём.

11. В каких случаях ИИ не должен принимать окончательное решение

Искусственный интеллект может помочь в принятии решения, но некоторые решения требуют участия человека от начала и до конца.

Будьте особенно осторожны с:

• Приём на работу и увольнение

• Дисциплинарные меры в отношении сотрудников

• медицинские решения

• Юридическая консультация

• Кредитное или финансовое одобрение

• Работа, имеющая критически важное значение для безопасности

• Судебные решения о соблюдении требований

• Оценка эффективности

• деликатные споры с клиентами

• Решения, касающиеся дискриминации или справедливости

Искусственный интеллект может помочь обобщить имеющиеся данные, выявить вопросы или сравнить сценарии. Однако ему не следует позволять принимать окончательное решение без квалифицированного контроля со стороны человека.

Почему? Потому что ИИ не понимает последствий так, как это делают люди. Он может обрабатывать закономерности, но ему не свойственны ответственность, эмпатия, профессиональный долг и понимание жизненного опыта.

Это также может воспроизводить предвзятость, скрытую в примерах, исторических данных или в формулировке вопроса.

Правильное правило гласит:

Чем сильнее воздействие ИИ на права человека, его средства к существованию, безопасность или будущее, тем меньше контроля он должен иметь.

Это правило не бросается в глаза, но оно надёжно.

12. Как менеджеры могут внедрить ИИ, не вызывая паники

Когда руководители внедряют ИИ неудачно, сотрудники часто слышат один и тот же посыл:

«Мы нашли машину, которая может вас заменить»

Даже если это не было намерением, нечеткая коммуникация порождает тревогу.

Более разумный подход — это объяснение:

• Почему внедряется ИИ

• Какие задачи оно может поддерживать

• Какие задачи по-прежнему выполняются человеком?

• Какие данные могут вводить сотрудники

• Какая проверка необходима?

• Как следует сообщать об ошибках

• Как будет измеряться успех

• Какое обучение будет предоставлено?

Менеджерам следует сосредоточиться на практических примерах, а не на громких обещаниях.

Например:

«Мы используем ИИ для создания черновых вариантов стандартных ответов клиентам. Каждый ответ по-прежнему будет проверяться сотрудником службы поддержки»

Это яснее, чем:

«Мы улучшаем качество обслуживания клиентов благодаря интеллектуальным системам нового поколения»

Второе предложение звучит дорого и практически ничего не значит.

Командам также следует разрешать экспериментировать в безопасных рамках. Сотрудники, выполняющие работу, часто выявляют наиболее эффективные варианты использования, поскольку точно знают, какие процессы повторяются, вызывают разочарование и объединены одной-единственной эффективной электронной таблицей.

13. Простая схема для начала этой недели

Чтобы начать использовать ИИ, не усложняя ситуацию, выберите одну задачу с низким уровнем риска.

Шаг 1: Найдите повторяющуюся задачу

Найдите виды работы, которые вы выполняете несколько раз в неделю.

Примеры:

• Написание последующих писем

• Подведение итогов совещаний

• Форматирование отчетов

• Создание повесток дня

• Переписывание контента

• Организационные заметки

Шаг 2: Определите желаемый результат

Определите, что для вас означает успех.

Возможно, вы хотите сократить время на составление черновиков, повысить согласованность, уменьшить количество ошибок или сформулировать более четкие задачи.

Шаг 3: Создайте многоразовый запрос

Напишите задание, в котором будут указаны задача, контекст, целевая аудитория, формат и ограничения.

Сохраните это в доступном месте.

Шаг 4: Проверьте каждый результат

Проверьте факты, тон, конфиденциальность и актуальность.

Не следует путать скорость с качеством.

Шаг 5: Улучшите подсказку

Обратите внимание, в чём ИИ допускает ошибки.

Добавьте более четкие инструкции. Приведите примеры. Устраните двусмысленность. Запросите другую структуру.

Шаг 6: Измерьте результат

Сэкономило ли это время? Улучшилось ли качество? Привело ли это к дополнительной работе по редактированию?

Некоторые алгоритмы работы с ИИ выглядят впечатляюще, но практически ничего не экономят. Другие же незаметно избавляют от часа разочарования каждую неделю.

Оставьте второй вид.

14. Распространенные ошибки, которые люди допускают при использовании ИИ на рабочем месте

Понимание того, как использовать ИИ на работе, также означает знание того, чего делать не следует.

Давать расплывчатые инструкции

Слабые входные данные приводят к универсальным выходным данным.

Добавьте контекст, примеры, ограничения и четкую цель.

Доверять первому ответу

Первый ответ — это черновик, а не заповедь, высеченная на камне.

Запросите внесение изменений.

Копирование без редактирования

Текст, сгенерированный ИИ, может звучать отполированно, но пусто. Добавьте реальные детали, удалите шаблонные фразы и сделайте его более человечным.

Обмен конфиденциальными данными

Не вставляйте конфиденциальную информацию в системы, не имеющие соответствующего разрешения.

Использование ИИ во всём

Некоторые задачи быстрее выполнить самостоятельно.

Вам не понадобится подсказка из шести абзацев от ИИ, чтобы написать: «Спасибо, я сегодня это проверю»

Скрытие использования ИИ, когда раскрытие информации имеет значение

Некоторые организации, клиенты или отрасли требуют прозрачности. Следуйте соответствующей политике.

Рассмотрение результатов работы ИИ как объективных

Искусственный интеллект отражает закономерности и предположения. Он не является автоматически нейтральным.

Автоматизация неэффективного процесса

Ускорение плохого процесса не делает его хорошим. Это лишь приводит к ошибкам с поразительной скоростью 💨

Прежде чем автоматизировать рабочий процесс, необходимо его оптимизировать.

15. Формирование устойчивой привычки использования ИИ

Лучший способ освоиться с ИИ на рабочем месте — это регулярно использовать его для выполнения небольших, конкретных задач.

Начните с одного-двух повторяющихся действий.

Например:

• Каждый понедельник используйте ИИ для расстановки приоритетов.

• После совещаний преобразуйте заметки в конкретные действия.

• Прежде чем отправлять длинное электронное письмо, попросите ИИ сократить его.

• Принимая решение, задавайте вопросы о возможных предположениях и контраргументах.

• В конце проекта используйте ИИ для структурирования извлеченных уроков.

Создайте небольшую библиотеку подсказок для задач, которые вы повторяете. Со временем вы научитесь понимать, какие подсказки работают, какие задачи подходят и где человеческое суждение имеет наибольшее значение.

Вы также узнаете, когда не следует использовать ИИ.

Это тоже часть грамотности в области искусственного интеллекта.

Цель состоит не в максимальном использовании ИИ. Цель — в повышении качества работы.

Практическое заключительное замечание

Освоение навыков использования ИИ на работе в основном сводится к умению четко делегировать задачи.

Искусственный интеллект ценен для составления черновиков, обобщения, адаптации, организации, объяснения и исследования. Он может сократить повторяющиеся действия и помочь вам гораздо быстрее перейти от чистого листа к работоспособной первой версии.

Но для этого необходимы границы.

Защищайте конфиденциальную информацию. Проверяйте важные утверждения. Анализируйте конфиденциальную переписку. Принимайте важные решения, возлагая ответственность на людей. И, пожалуйста, сопротивляйтесь искушению автоматизировать процесс, который никто не понимает.

Начните с малого. Выберите одну неприятную, повторяющуюся задачу. Дайте ИИ четкие инструкции, проанализируйте результат и усовершенствуйте процесс.

При правильном использовании ИИ не делает работу менее человечной. Он создает больше пространства для тех аспектов работы, которые в первую очередь требуют участия человека — рассудительность, доверие, внимательность, эмпатия и способность заметить, когда совещание полностью вышло из-под контроля. 

Практический пример: Превращение протоколов совещаний в конкретные планы действий

Сценарий

Майя руководит процессом адаптации новых клиентов в быстрорастущей компании-разработчике программного обеспечения. Она посещает три проектных совещания в неделю, делает черновые заметки во время выступлений, а затем превращает эти заметки в последующие электронные письма.

Задача монотонная, но сопряжена с определенным риском. Предложенный крайний срок легко можно принять за согласованный, а общее предложение может непреднамеренно стать чьей-то обязанностью. Поэтому цель состоит не в том, чтобы позволить ИИ решать, что произошло. Задача состоит в том, чтобы использовать ИИ для организации заметок, в то время как Maya проверяет каждое решение, ответственного и дату, прежде чем поделиться сводкой.

Что нужно помощнику

Майя предоставляет:

• Ее анонимизированные записи совещаний или утвержденная стенограмма

• Цель встречи

• Список участников и их роли

• Требуемый формат вывода

• Правило, гласящее, что отсутствующих владельцев или сроки следует обозначать, а не выдумывать

• Четкое разграничение между подтвержденными решениями, предложенными идеями и нерешенными вопросами

• Утвержденный в ее компании метод обработки конфиденциальной информации

Перед загрузкой она удаляет имена клиентов, личные данные, учетные данные доступа и конфиденциальную коммерческую информацию, если только система искусственного интеллекта не имеет специального разрешения на обработку таких данных.

Пример инструкции

«Преобразуйте приведенные ниже протоколы совещания в краткое резюме для дальнейшего обсуждения».

Организуйте ответ по следующим заголовкам:

1. Подтвержденные решения

2. Пункты плана действий

3. Предложенные идеи

4. Нерешенные вопросы

5. Риски или зависимости

Для каждого пункта плана действий укажите задачу, ответственного и крайний срок. Если ответственный или крайний срок не были явно согласованы, напишите «Не подтверждено». Не делайте выводов о взятых на себя обязательствах и не выдумывайте детали.

Краткое изложение не должно превышать 350 слов. Используйте ясный, нейтральный язык, подходящий для всех участников встречи.

Перед завершением перечислите все утверждения, которые являются неоднозначными или требуют проверки

Хороший и плохой результат

В слабо сформулированном пункте плана действий может быть написано:

«Сэм обновит руководство по адаптации новых сотрудников к пятнице»

Это звучит понятно, но небезопасно, если в заметках указано лишь, что Сэм может проверить руководство, и сроки не были согласованы.

Более удачный вариант звучал бы так:

«Ознакомьтесь с руководством по адаптации новых сотрудников — предполагаемый владелец: Сэм; крайний срок: не подтвержден»

Второй вариант сохраняет неопределенность, вместо того чтобы незаметно превратить обсуждение в обязательство.

Как это проверить

Майя создает небольшой тестовый набор, используя результаты шести предыдущих встреч, которые ей уже известны.

Она проверяет, выполнил ли ассистент следующие действия:

• Разделяет решения и предложения

• Точно копирует имена, даты и сроки

• Отмечает недостающую информацию как неподтвержденную

• Избегает назначения задач, которые никогда не были согласованы

• Включает важные нерешенные вопросы

• Создает краткое изложение, понятное другому участнику

• Исключены конфиденциальные сведения, удаленные из входных данных

Она также намеренно добавляет исключения из правил:

• Участник шутит по поводу выполнения задания

• Два человека обсуждают вопросы собственности, но не приходят к соглашению

• Кто-то упоминает два возможных крайних срока

• В стенограмме комментарий отнесен не к тому говорящему

• Позже на заседании принятое решение отменяется

• Задача согласована, но ответственный за её выполнение не указан

Рабочий процесс проходит успешно только тогда, когда Maya может отследить каждое решение и действие до исходных заметок.

Результат

Показательный результат: Майя тестирует процесс на шести кратких отчетах о совещаниях в течение двух недель.

Ранее ее ручной процесс занимал в среднем 18 минут на встречу. С помощью ИИ создание первого черновика занимает около 2 минут, а проверка и редактирование — в среднем 7 минут. Это сокращает общее время обработки с 18 минут до 9 минут на встречу.

Пример экономии за шесть встреч выглядит следующим образом:

• Предыдущий итог: 6 × 18 минут = 108 минут

• Общее время с учетом проверки с помощью ИИ: 6 × 9 минут = 54 минуты

• Примерная экономия времени: 54 минуты

Пять из шести резюме соответствуют критериям приемлемости после первого просмотра. Оставшееся резюме требует второго просмотра, поскольку стенограмма ввела в заблуждение двух выступающих.

Эти цифры представляют собой приблизительную оценку, основанную на указанной конфигурации тестирования, а не опубликованные результаты компании. Выборка невелика, сложность встреч может варьироваться, и расчет включает время на проверку, но не включает время, необходимое для очистки или анонимизации стенограмм.

Что может пойти не так?

Помощник может:

• Придумайте ответственного за незаданную задачу

• Предлагаемая дата рассматривается как подтвержденный крайний срок

• Упустить из виду решение, сформулированное косвенно

• Приписать комментарий не тому человеку

• Составьте отточенное резюме, скрывающее неопределенность

• Сохраните конфиденциальную информацию, содержащуюся в заметках

• Если шаблон совещания изменился, следуйте устаревшим инструкциям

Самой серьёзной ошибкой было бы отправить сводку, не проверив её. Свободное владение языком не является доказательством точности записи.

Таким образом, Майя сравнивает каждый пункт плана действий с исходными заметками, подтверждает неясные обязательства с соответствующим лицом и сохраняет оригиналы заметок для справки. Конфиденциальные или спорные вопросы обрабатываются вручную, а не передаются помощнику.

Практический вывод

Искусственный интеллект здесь ценен, потому что он преобразует существующую информацию в более понятную структуру. Он не заменяет человека, ответственного за подтверждение принятого решения.

Безопасный рабочий процесс прост: предоставьте четкие правила, удалите конфиденциальную информацию, потребуйте от ИИ демонстрировать неопределенность, протестируйте его на известных примерах и включите проверку человеком в любые заявленные меры по экономии времени.

Часто задаваемые вопросы

Как начинающим специалистам безопасно начать использовать ИИ на работе?

Начните с одной повторяющейся задачи с низким уровнем риска, например, составления последующих писем, подведения итогов заметок, создания планов или реорганизации существующего контента. Дайте ИИ четкие инструкции, а затем проверьте результат на точность, тон, конфиденциальность и актуальность. Избегайте ввода конфиденциальной информации, если ваша организация не одобрила использование этого инструмента для обработки данных.

Какие задачи лучше всего автоматизировать с помощью искусственного интеллекта на рабочем месте?

Искусственный интеллект хорошо справляется с созданием черновых вариантов, переработкой существующей информации и организацией базового анализа. К подходящим задачам относятся переписывание документов, извлечение результатов совещаний, группировка отзывов, объяснение тенденций в электронных таблицах и создание контрольных списков. Он менее подходит для принятия важных решений, касающихся трудоустройства, юридических вопросов, безопасности, финансов, здравоохранения или справедливости.

Как написать хороший текст для задания по искусственному интеллекту на работе?

Четко сформулированная подсказка для рабочего процесса должна объяснять задачу, контекст, целевую аудиторию, желаемый формат и необходимые детали. Вместо того чтобы просить о общей помощи, опишите конкретный результат, который вам нужен, и любые ограничения, такие как количество слов или тон. Вы можете дополнительно уточнить ответ, попросив ИИ удалить повторения, выявить предположения или отметить информацию, требующую проверки.

Как использовать ИИ в электронных письмах, чтобы не звучать как робот?

Укажите исходное сообщение, его цель, ваши отношения с получателем и желаемый тон. Попросите ИИ сделать электронное письмо кратким, дружелюбным, твердым или подходящим для конкретной аудитории. Перед отправкой добавьте конкретные детали, удалите общие формулировки и убедитесь, что каждое предложение звучит естественно, независимо от вашего имени.

Как следует проверять протоколы совещаний, созданные с помощью ИИ?

Сравнивайте каждое решение, действие, владельца и срок с оригинальными заметками или утвержденной стенограммой. Требуйте от ИИ отделять подтвержденные решения от предложенных идей и нерешенных вопросов. Недостающую информацию следует помечать как «Не подтверждено», а не предполагать, особенно когда участники обсуждения говорили о возможных владельцах или датах, не достигнув соглашения.

Может ли искусственный интеллект точно анализировать электронные таблицы и бизнес-данные?

Искусственный интеллект способен объяснять формулы, обобщать тенденции, выявлять возможные аномалии и преобразовывать данные в письменные комментарии. Однако его интерпретация зависит от качества данных и достаточного бизнес-контекста. Перед использованием результатов для принятия финансовых, операционных или кадровых решений необходимо проверить единицы измерения, пропущенные значения, согласованность категорий и наличие альтернативных объяснений.

Какую информацию о рабочем месте ни в коем случае нельзя вводить в ИИ?

Избегайте ввода паролей, учетных данных доступа, данных о клиентах, информации о сотрудниках, медицинских данных, юридических документов, конфиденциального кода, невыпущенных планов или конфиденциальных финансовых данных в неутвержденные системы. По возможности удаляйте имена и идентифицирующие данные. Политика вашей организации в отношении данных и утвержденные корпоративные инструменты должны определять, какая информация может обрабатываться безопасно.

Как руководителям внедрить ИИ на рабочем месте, не вызывая беспокойства у сотрудников?

Руководители должны объяснить, почему внедряется ИИ, какие задачи он будет поддерживать, что по-прежнему будет выполняться человеком и как необходимо оценивать результаты. Они также должны определить утвержденные методы работы с данными, процедуры обучения, отчетности и показатели успеха. Конкретные примеры, как правило, вызывают больше доверия, чем расплывчатые обещания о трансформации или интеллектуальных рабочих процессах.

Какие самые распространённые ошибки при использовании ИИ на рабочем месте?

К распространённым ошибкам относятся расплывчатые инструкции, доверие к первому ответу, копирование контента без редактирования и разглашение конфиденциальной информации. Люди также могут автоматизировать неэффективные процессы или воспринимать результаты работы ИИ как объективные. Более эффективный подход заключается в проверке важных утверждений, пересмотре слабых черновиков, тестировании повторяемых рабочих процессов и чётком определении ответственности человека.

Как измерить, экономит ли рабочий процесс с использованием ИИ время?

Проведите всестороннюю оценку процесса, включая подготовку входных данных, анонимизацию информации, проверку выходных данных и внесение корректировок. Сравните полученный результат с показателями времени и качества вашего предыдущего рабочего процесса. Эффективный процесс ИИ должен сокращать трудозатраты или повышать согласованность без создания неприемлемых рисков для конфиденциальности, точности или подотчетности.

Ссылки

1. Правительство Великобритании — Руководство по применению искусственного интеллекта в правительстве Великобритании — gov.uk

2. Национальный институт стандартов и технологий — Рамочная программа управления рисками в области искусственного интеллекта: генеративный искусственный интеллект — nist.gov

3. Управление уполномоченного по вопросам информации — Искусственный интеллект, защита данных и государственный сектор: политика в области ИИ — ico.org.uk

4. Национальное бюро экономических исследований - nber.org

5. Комиссия США по обеспечению равных возможностей при трудоустройстве — Какова роль EEOC в сфере ИИ? — eeoc.gov

6. Правительственная служба коммуникаций - Политика генеративного искусственного интеллекта GCS - communications.gov.uk

7. OpenAI — Практическое руководство по созданию приложений с использованием ИИ — openai.com

Найдите новейшие разработки в области ИИ в официальном магазине ИИ-помощников

О нас