Как включить заметки с использованием ИИ в Teams

Краткий ответ: Функция AI Notes в Teams работает лучше всего, если администраторы сначала активируют соответствующие политики Copilot и транскрипции, а затем организаторы включат Facilitator или используют Recap в поддерживаемых собраниях. Если лицензирование, транскрипция или тип собрания настроены неправильно, заметки могут не отображаться или быть неполными.

Основные выводы:

Административный контроль: Перед тем как ожидать появления заметок, созданных ИИ, проверьте правила проведения собраний в Teams.

Проверка лицензии: сопоставьте функции Facilitator, Recap и Copilot с соответствующими правами доступа.

Требование к транскрипции: включите и запустите транскрипцию, когда важны заметки, сделанные ИИ после совещания.

Организация совещаний: Используйте запланированные, поддерживаемые совещания с четкой повесткой дня для повышения эффективности работы.

Проверка человеком: Перед отправкой заметок проверьте имена, принятые решения, сроки и конфиденциальную информацию.

1. Что означают заметки, созданные с помощью ИИ, в Teams 🤖

Прежде чем перейти к тому, как включить заметки с использованием ИИ в Teams, необходимо разграничить три похожие функции:

• Заметки, генерируемые искусственным интеллектом во время совещания — обычно это происходит через функцию «Фасилитатор» в совещаниях Teams.

• Заметки, созданные с помощью ИИ, в функции Recap — заметки и задачи для выполнения после встречи или мероприятия.

• Заметки о совещаниях в Copilot — заметки, созданные через Microsoft 365 Copilot в чате совещания или в режиме подведения итогов.

Facilitator может создавать заметки на основе искусственного интеллекта в режиме реального времени, обобщать ключевые решения, документировать открытые вопросы, отвечать на вопросы в чате совещания и помогать управлять задачами. Microsoft заявляет, что требуется лицензия Microsoft 365 Copilot , хотя участники внутреннего совещания могут видеть обновления в режиме реального времени после его запуска.

Это различие важно, потому что один человек может сказать «Заметки ИИ» и иметь в виду отполированную панель для интерактивных заметок, а другой — вкладку «Заметки ИИ» после совещания. Одна кухня, разные ящики.

2. Краткий контрольный список перед включением заметок с использованием ИИ в Teams ✅

А вот и важный, хотя и сухой, момент. Заметки, созданные с помощью ИИ, не появляются волшебным образом просто потому, что кто-то нажал кнопку «Присоединиться». Обычно для этого требуется соответствующая лицензия, правильная политика администратора, включенная функция транскрипции и формат совещания, поддерживающий эту функцию.

Проверьте это в первую очередь:

• В вашей организации используется Microsoft 365 Copilot для создания заметок в режиме реального времени с помощью ИИ для модераторов, или Teams Premium / Copilot для использования функций интеллектуального подведения итогов.

• Согласно правилам проведения собраний в Teams, транскрипция разрешена.

• Функция Copilot не блокируется административными правилами.

• Это запланированная встреча в Teams, для которой поддерживается данная функция.

• Организатор или докладчик имеет право включить соответствующую функцию искусственного интеллекта.

• Встреча достаточно продолжительная, и если вам нужны заметки, созданные с помощью ИИ, вы можете сделать их после встречи.

Microsoft Teams Premium функция «Просмотр заметок и задач, созданных ИИ во время собраний» указана как возможность коммуникации на основе ИИ, а в отдельном руководстве по использованию Facilitator говорится, что для добавления или включения Facilitator требуется Microsoft 365 Copilot.

Есть небольшой нюанс, потому что он, конечно же, есть: заметки, созданные с помощью ИИ в Recap, доступны только для событий, длившихся более пяти минут и расшифрованных на английском языке, и Microsoft также отмечает, что форматирование может различаться в зависимости от языка расшифровки.

3. Как включить ИИ-заметки в Teams для администраторов 🛠️

Для администраторов вопрос о том, как включить заметки с использованием ИИ в Teams, начинается в центре администрирования Teams, а не внутри самого собрания. Именно здесь многие сталкиваются с трудностями. Они продолжают искать кнопку «Заметки с использованием ИИ», но политика незаметно для них отвечает «нет».

Путь к административной панели обычно следующий:

1. Откройте центр администрирования Teams.

2. Перейти в раздел «Встречи».

3. Выберите правила проведения собраний.

4. Выберите существующий полис или создайте новый.

5. Найдите «Запись и транскрипция» .

6. Найдите «Второй пилот» .

7. Выберите один из доступных вариантов:

   • На

   • Требуется сохранение стенограммы

   • Сохраненная по умолчанию расшифровка включена

   • Выключенный

8. Сохраните политику и убедитесь, что она назначена нужным пользователям.

В руководстве для администраторов Microsoft перечислены параметры политики проведения собраний в Copilot и поясняется, что политика транскрипции влияет на возможность работы Copilot во время и после собраний.

Также необходимо убедиться, что функция транскрипции доступна. Транскрипция в Teams — это функция, управляемая политикой, и для включения транскрипции в совещания, вебинары или собрания необходимо включить эту настройку как для организатора, так и для пользователя, начинающего транскрипцию.

Это та часть, которую люди пропускают, а потом винят Teams. Иногда Teams этого заслуживает. Хотя и не всегда.

4. Как включить ИИ-заметки в Teams при планировании встречи 📅

Для организаторов совещаний самый простой способ — подготовить заметки с использованием ИИ до начала совещания. Это даст Teams больше свободы действий, как у кошки, которую уже покормили.

Чтобы добавить модератора при планировании:

1. Откройте календарь в Teams.

2. Выберите «Создать».

3. Включите Совещание Teams» .

4. Выберите параметры.

5. Перейдите в раздел «Вспомогательный пилот и другие ИИ».

6. Убедитесь, что параметров Allow Copilot и Facilitator установлено одно из следующих значений:

   • Только во время встречи

   • Во время и после встречи

7. Включите переключатель « Фасилитатор»

8. Выберите «Применить».

Microsoft по использованию Facilitator указано, что это способ планирования, и также отмечается, что Facilitator можно добавлять только к запланированным встречам, а не к встречам в каналах, мгновенным встречам или звонкам Teams.

Хорошее приглашение на встречу тоже помогает. Добавьте простую повестку дня в описание или в протокол встречи. Модератор может проверить наличие повестки дня в приглашении или в протоколе встречи Loop и использовать ее для организации обсуждения. Это не волшебство, но очень близко к нему, когда на вашей встрече слишком много моментов типа «еще один вопрос».

5. Как включить заметки с использованием ИИ во время онлайн-совещания в Teams 🎙️

Возможно, вы забыли включить эту функцию при планировании встречи. Такое случается. Вы открываете встречу, кто-то спрашивает: «А может ли ИИ вести записи?», и вдруг все смотрят на организатора так, будто он управляет Луной.

Чтобы включить функцию «Фасилитатор» во время совещания:

1. Присоединяйтесь к собранию в Teams.

2. Выберите «Дополнительные действия» в элементах управления собранием.

3. Выберите «Включить модератора».

4. Выберите язык собрания, если Teams запросит его.

5. Подождите несколько минут, пока начнут появляться заметки.

После включения функции «Фасилитатор» значок «Заметки» меняется, указывая на то, что заметки, созданные искусственным интеллектом, активны. Microsoft заявляет, что заметки появляются не сразу и могут появиться через несколько минут, поскольку они основаны на обсуждении, зафиксированном в стенограмме.

Важная деталь, касающаяся ролей: участники на мобильных устройствах могут видеть заметки в режиме реального времени, но только организаторы или докладчики, использующие Teams на компьютере или в веб-версии, могут включать или выключать функцию модератора во время встречи.

Итак, если кто-то подключается с телефона в такси и спрашивает, почему не может активировать услугу, возможно, причина именно в этом. Раздражает? Да. Логично? В основном.

6. Как найти заметки ИИ после совещания в Teams 🔎

После окончания совещания заметки не исчезают в тумане продуктивности. Обычно их можно найти в чате совещания или в разделе «Краткий обзор».

Для просмотра контента, сгенерированного ИИ, после совещания:

1. Откройте чат в Teams.

2. Выберите чат встречи.

3. Выберите «Краткий обзор» вверху.

4. Выберите «Примечания» или «Примечания, созданные с помощью ИИ», в зависимости от того, какой интерфейс отображается в вашем клиенте.

Microsoft заявляет, что контент, созданный модератором, доступен через чат совещания и заметки совещания в Recap после его завершения. Заметки совещания, созданные с помощью ИИ, хранятся на странице Microsoft Loop, и участники совещания могут редактировать эту страницу Loop до, во время или после совещания.

Что касается более широкого функционала функции Recap AI Notes, Microsoft заявляет, что пользователи могут просматривать заметки, созданные вручную и с помощью ИИ, а также задачи для последующего выполнения, выбрав «Заметки ИИ» в сводке события, при условии, что встреча соответствует требованиям к транскрипции.

Именно здесь AI Notes становится чем-то большим, чем просто инструментом для проведения совещаний. Вы можете извлекать решения, задачи, упущенную информацию и последующие действия, не пересматривая весь разговор заново, как будто расследуете преступление на крошечном офисном месте 🕵️.

7. Сравнительная таблица: Способы использования заметок с ИИ в Teams 📊

Метод / Функция	Лучше всего подходит для	Основное требование	Что вы получите	Немного раздражающий момент
Модератор в режиме реального времени, заметки с использованием ИИ	Совещания, на которых участникам необходимо делать записи во время выступления	Лицензия Microsoft 365 Copilot	Заметки, решения, вопросы, задачи в режиме реального времени	Необходимы услуги для проведения встреч определенного типа — не каждая встреча подходит
Заметки об ИИ в итоговом обзоре	Обсуждение новостей после совещания	Стенограмма подходящего собрания	Заметки, задания, краткое содержание	Не отобразится, если транскрипция отсутствует
Второй пилот «Создать протокол совещания»	Краткие итоги совещания	Microsoft 365 Copilot	Ключевые темы и пункты плана действий	Конечно, вам все равно нужно это проверить
Примечания к руководству для команд	Простые внутренние совещания	Базовый доступ к заметкам о совещании	Повестка дня, заметки, задачи	Кто-то должен это напечатать, трагично, но правда
Запись плюс стенограмма	Рабочие процессы проверки и обеспечения соответствия требованиям	Политика записи/транскрипции включена	Поиск по стенограмме и контексту воспроизведения	Можно создавать вопросы, касающиеся хранения данных и конфиденциальности

В рекомендациях службы поддержки Microsoft по использованию заметок, созданных в Copilot, говорится, что пользователи могут выбрать Copilot в чате совещания, выбрать дополнительные подсказки, создать заметки совещания, скопировать их и вставить в другое место, а также напоминается о необходимости проверки результатов работы ИИ, поскольку они могут быть некорректными.

8. Оптимальная настройка для проведения совещаний с использованием ИИ для создания более эффективных заметок в Teams 🧠

Умение включить функцию заметок с использованием ИИ в Teams — это половина дела. Получение действительно полезных заметок — вторая половина. ИИ неплохо справляется со структурированием, но он не умеет читать мысли в наушниках. Ему нужны четкие и понятные входные данные.

Используйте следующую конфигурацию:

• Перед началом совещания необходимо составить четкую повестку дня.

• Произносите решения вслух: «Решение: мы запустим пилотный проект на следующей неделе»

• Устно назначьте ответственных: «Майя отвечает за дальнейшее взаимодействие с финансовым отделом»

• Сделайте паузу, прежде чем менять тему.

• Не позволяйте пяти людям перебивать друг друга. Да, это амбициозно.

• Используйте имена последовательно, чтобы было понятнее, кто является ответственным за выполнение задач.

• По возможности, используйте единый язык, принятый на совещаниях.

• Перед тем как широко распространять эти материалы, проверьте их.

Модератор может распознавать пункты повестки дня из приглашения на встречу или заметок к встрече в Loop, а также отслеживать темы повестки дня во время встречи.

Один незаметный, но эффективный приём: объявляйте пункты плана действий так, как будто вы ведёте повествование для очень уставшего ассистента. Не роботизированно, а чётко. «Пункт действия: Джордан отправит обновлённую презентацию». Такие предложения делают заметки ИИ гораздо менее расплывчатыми.

9. Распространенные проблемы, когда заметки, созданные с помощью ИИ, не отображаются ⚠️

Если в Teams отсутствуют заметки, созданные с помощью ИИ, не стоит сразу предполагать, что эта функция не работает. Возможно, так и есть, но существует несколько распространенных причин, препятствующих ее использованию.

К распространённым причинам относятся:

• Для использования функции, которую вы пытаетесь использовать, не требуется подписка Copilot или Teams Premium

• Функция Copilot отключена в правилах проведения собраний Teams.

• Транскрипция отключена для организатора или человека, пытающегося её начать.

• Совещание слишком короткое для того, чтобы Recap AI сделал заметки.

• Заседание не было зафиксировано в протоколе.

• Неподдерживаемый тип совещания, например, совещание в канале для модератора.

• Неправильная роль, например, участник пытается включить режим модератора.

• Ограничения для внешних участников.

• Метки конфиденциальности или блокировка шифрования для извлечения целей.

В документации Microsoft отмечается, что Teams использует стенограммы мероприятий, данные о посещаемости и данные PowerPoint Live для предоставления функций интеллектуального подведения итогов на основе искусственного интеллекта, поэтому отсутствие данных стенограммы может означать отсутствие ценности подведения итогов с помощью ИИ.

Что касается функции «Модератор» в режиме реального времени, помните, что включать или выключать ее могут только организаторы и докладчики, использующие настольные компьютеры или веб-версию. Пользователи мобильных устройств могут просматривать заметки в режиме реального времени, но не могут активировать эту функцию таким же образом.

10. Конфиденциальность, разрешения и правило «Пожалуйста, подтвердите это» 🔐

Заметки, созданные с помощью ИИ, полезны, но они не являются стенографистом-юристом, специалистом по соблюдению нормативных требований или вашим самым дотошным коллегой. Они генерируются на основе данных совещаний, и в них может отсутствовать контекст, быть неуклюже сформулирована мысль или неряшливая дискуссия может превратиться в уверенно выглядящее резюме, которое лишь отчасти верно.

Microsoft заявляет, что контент, сгенерированный ИИ в сводке Teams, основан на стенограмме мероприятия и работает на базе GPT и других моделей ИИ, и что он может быть неточным, неполным или неподходящим.

Таким образом, практическое правило простое:

• Перед отправкой клиентам проверьте заметки, созданные с помощью ИИ.

• Проверьте решения, цифры, имена и сроки.

• Перед сохранением или пересылкой конфиденциальной информации обязательно подтвердите её достоверность.

• Не следует полагаться на AI Notes как на единственный источник информации для принятия решений в юридической, кадровой, финансовой или регулируемой сферах.

• Убедитесь, что участники понимают правила транскрипции и составления кратких обзоров с помощью ИИ.

В Teams также есть опции для проведения собраний и административные настройки для конфиденциального контента собраний, включая управление копированием, пересылкой, записью, стенограммами и аналитическими данными, генерируемыми искусственным интеллектом.

Небольшая доля паранойи здесь не повредит. Не паранойя в духе теорий заговора, а просто паранойя типа «может быть, не стоит вставлять необработанный отчет об анализе ИИ в служебную записку для совета директоров, не прочитав его».

11. Советы по внедрению для администраторов и менеджеров команд 🚀

Внедрение заметок, созданных с помощью ИИ, наиболее эффективно, когда вы не просто включаете выключатель и надеетесь, что все будут вести себя как в обучающем видео.

Простой план внедрения:

1. Выберите небольшую пилотную группу.

2. Проверьте наличие лицензий и соблюдение правил.

3. Включите настройки транскрипции и Copilot для этой группы.

4. Создайте тестовую встречу.

5. Попробуйте вести записи в режиме реального времени.

6. Попробуйте использовать заметки Recap AI после совещания.

7. Задокументируйте точные шаги, которые видят ваши пользователи.

8. Создайте краткое внутреннее руководство «Когда использовать заметки, созданные с помощью ИИ».

9. Включите напоминания о конфиденциальности.

10. Спросите людей, что их смутило, потому что они вам расскажут. Вслух.

Причина проведения пилотного проекта заключается в том, что пользовательский опыт работы с Teams может различаться в зависимости от лицензирования, политики администрирования, типа собрания, версии клиента и настроек организации. Это не одна большая красная кнопка. Это скорее ящик, полный кнопок, некоторые из которых имеют более понятные обозначения, чем другие.

12. Быстрый ответ: Как включить ИИ-заметки в Teams 🏁

Вот краткая версия инструкции по включению заметок с использованием ИИ в Teams:

Для администраторов:

• Перейдите в центр администрирования Teams.

• Открытые собрания > Правила проведения собраний.

• В разделе «Запись и транскрипция» включите соответствующую политику Copilot

• Убедитесь, что транскрипция разрешена.

• Назначьте политику соответствующим пользователям.

Для организаторов:

• Создайте запланированное собрание в Teams.

• Откройте «Параметры» > «Второй пилот и другие ИИ».

• Установите параметр «Разрешить Copilot и Facilitator» в положение «Включено».

• Включите функцию "Модератор".

• Примените настройки.

В ходе встречи:

• Выберите «Дополнительные действия».

• Выберите «Включить модератора».

• Подождите несколько минут, пока появятся заметки, сгенерированные искусственным интеллектом.

После встречи:

• Откройте чат встречи.

• Перейти к обзору.

• Выберите «Примечания» или «Примечания ИИ».

Это упрощенная версия. Практическая версия включает проверку лицензий, политик, транскрипции, ролей и проверку на наличие проблем в Teams в данный момент.

Заключительные мысли 💬

Включить функцию заметок с использованием ИИ в Teams несложно, если правильно настроить все компоненты, но легко запутаться. Администраторы контролируют параметры политик. Организаторы управляют настройкой собраний. Докладчики и организаторы могут активировать функцию модератора в поддерживаемых собраниях. Транскрипция предоставляет ИИ исходные данные. Краткий обзор позволяет осуществлять поиск по совещанию, быстро просматривать его и — в идеале — уменьшает объем информации, которую приходится хранить в памяти.

Оптимальная настройка проста: включите нужные политики, активируйте транскрипцию, правильно запланируйте встречу, используйте модератор, когда важны заметки в режиме реального времени, и просмотрите результат, прежде чем воспринимать его как истину, высеченную на каменных скрижалях 🪨. Заметки, созданные ИИ, очень полезны, но это все равно заметки от машины, слушающей, как люди перебивают друг друга. Так что да, используйте их. Просто слегка приподнимите одну бровь.

Пример из реальной жизни: использование заметок, созданных с помощью ИИ, для еженедельного совещания по проекту с клиентом 🧾

Сценарий

Представьте себе небольшое веб-агентство, проводящее еженедельные 45-минутные совещания в Teams с клиентом. При этом постоянно возникают одни и те же проблемы: решения теряются в чате, пункты плана действий запоминаются лишь частично, и после каждого совещания кто-то тратит 20-30 минут на то, чтобы превратить запутанные заметки в отчет для клиента.

Это вымышленный, но реалистичный пример сценария. Агентство использует функцию «Заметки ИИ» в Teams для создания первого черновика протокола совещания, затем менеджер проекта проверяет результат, прежде чем что-либо будет отправлено клиенту. Последний момент важен. ИИ помогает в административной работе, а не заменяет человека, который понимает проект.

Встреча запланирована в Teams, включена функция транскрипции, и модератор активирован до начала звонка. Это соответствует главному тезису статьи: AI Notes работают лучше всего, когда предварительно настроены лицензирование, политика проведения встреч, транскрипция и параметры встречи.

Что нужно помощнику

Для этой организации организатор готовит следующее:

Запланированная встреча в Teams, а не внезапный звонок.

Краткая повестка дня содержится в приглашении на встречу.

Для просмотра встречи включена транскрипция.

Функция модерации включается до начала встречи.

Руководителю проекта поручено проверить заметки, сделанные с помощью ИИ.

Простой контрольный список для проверки имен, дат, стоимости, сроков и решений клиента.

Хороший план мероприятия мог бы выглядеть так:

Повестка дня:

Просмотрите результаты работы за прошлую неделю.

Подтвердите изменения в тексте на главной странице.

Решите, оставить или удалить видеоролик на странице с ценами.

Назначьте ответственных за выполнение задач запуска.

Подтвердите дату следующего пересмотра.

Это придает ИИ больше структуры, чем расплывчатое приглашение «наверстать упущенное». Это также помогает людям быть менее рассеянными, что всегда является плюсом.

Пример инструкции

В начале встречи организатор может сказать что-то вроде:

«Сегодня мы используем заметки, сгенерированные искусственным интеллектом, для фиксации принятых решений и пунктов плана действий. Пожалуйста, четко формулируйте решения, указывайте имя ответственного за каждую задачу и, по возможности, отмечайте сроки выполнения. Мы проверим заметки перед тем, как поделиться ими после совещания»

В ходе совещания руководитель проекта может четко обозначить задачи, которые необходимо выполнить:

«Решение: мы оставим видеоролик с ценами для запуска»

«Пункт плана действий: Прия отправит исправленный текст на главную страницу к четвергу, 15:00»

«План действий: Марк проверит корректность работы аналитических тегов до пятницы»

Поначалу это может показаться немного формальным, но это дает ИИ четкие отправные точки для работы. Вносятся расплывчатые обсуждения, из них выносятся расплывчатые заметки. Принимаются четкие решения, из них выносятся практические рекомендации.

Как это проверить

Перед внедрением во всей команде проведите небольшое тестовое мероприятие, состоящее из трех встреч.

Встреча 1: Используйте только обычные бумажные записи.

Встреча 2: Использовать заметки, созданные с помощью ИИ, но без структурированной повестки дня.

Совещание 3: Используйте заметки, созданные с помощью ИИ, с четкой повесткой дня и устным изложением пунктов плана действий.

После каждой встречи проверяйте:

Сколько времени требуется для подготовки окончательных, готовых к представлению клиенту документов?.

Сколько пунктов плана действий нуждаются в исправлении?.

Правильно ли зафиксированы сроки.

Привязан ли каждый исполнитель к конкретной задаче.

Включает ли резюме что-либо, что не было согласовано.

Перед отправкой чего-либо на сторонний ресурс рецензент должен сравнить заметки ИИ с расшифровкой. Это особенно важно при работе с финансовыми вопросами, сроками, юридическими формулировками, согласованиями или обязательствами перед клиентом.

Результат

Примерный результат, полученный на основе анализа времени проведения трех выборочных 45-минутных проектных совещаний:

Только для ручных заметок: на создание корректного обновления клиента требуется 28 минут.

Заметки, созданные с помощью ИИ, без четкой цели: 17 минут на проверку и редактирование заметок.

Заметки, созданные с помощью ИИ, с повесткой дня и четкими устными указаниями о дальнейших действиях: 9 минут на проверку и отправку окончательного отчета.

По оценкам, это позволяет сэкономить около 19 минут на каждой встрече по сравнению с ручным процессом. При четырех еженедельных встречах с клиентами в месяц это составит примерно 76 минут экономии в месяц для одного менеджера проекта.

Проверка качества так же важна, как и экономия времени. В этом тестовом примере структурированная версия заметок, созданная с помощью ИИ, правильно отразила 8 из 9 пунктов плана действий. Единственная ошибка касалась крайнего срока, который требовал исправления человеком. Именно поэтому заметки, созданные с помощью ИИ, следует рассматривать как качественный черновик, а не как окончательный источник достоверной информации.

Что может пойти не так?

Наиболее распространенная ошибка — это нечеткая формулировка. Если кто-то говорит: «Давайте разберемся с этим на следующей неделе», ИИ может не знать, кому принадлежит «это» или что означает «на следующей неделе».

К другим рискам относятся:

Задание было поручено не тому человеку.

Мягкое предложение, оформленное как твердое решение.

Пропущен или неправильно понятый срок.

Конфиденциальные данные клиентов, содержащиеся в заметках, распространяются слишком широко.

Отсутствие стенограммы ослабляет итоговый обзор встречи.

Организатор исходит из предположения, что заметки, созданные искусственным интеллектом, автоматически верны, потому что выглядят аккуратно.

Решение не отличается эффектностью, но эффективно: используйте контрольный список для проверки, подтверждайте пункты плана действий до окончания совещания и не отправляйте необработанные заметки ИИ напрямую клиенту.

Практический вывод

Функция «Заметки с ИИ» в Teams работает лучше всего, когда совещание уже хорошо организовано. Добавьте повестку дня, включите нужные настройки, четко изложите принятые решения и назначьте одного человека ответственным за проверку. Сделайте это, и «Заметки с ИИ» за считанные минуты превратят сумбурное совещание в полезный документ для последующего обсуждения, вместо того чтобы создавать еще один документ, который всем придется обсуждать позже.

Часто задаваемые вопросы

Как включить функцию «Заметки с ИИ» в Teams для администраторов?

Чтобы включить функцию «Заметки ИИ» в Teams в качестве администратора, начните с центра администрирования Teams. Перейдите в раздел «Совещания», откройте «Политики совещаний» и ознакомьтесь с разделом «Запись и транскрипция». Убедитесь, что функция Copilot разрешена, а транскрипция включена для соответствующих пользователей. Политику также необходимо назначить тем, кто должен иметь доступ к заметкам ИИ.

Какие лицензии мне нужны для использования функции AI Notes в Teams?

Лицензия зависит от функции создания заметок с помощью ИИ, которую вы хотите использовать. Для создания заметок с помощью ИИ в режиме реального времени с использованием Facilitator обычно требуется Microsoft 365 Copilot. Для использования функции создания заметок с помощью ИИ в Recap может потребоваться доступ к Teams Premium или Copilot. Во многих организациях администраторам следует проверить как лицензионные условия, так и политику проведения собраний, прежде чем предполагать, что эта функция доступна.

Почему заметки, созданные с помощью ИИ, не отображаются в моей встрече Teams?

Заметки, созданные с помощью ИИ, могут не отображаться, если функция Copilot отключена, транскрипция заблокирована или тип собрания не поддерживается. Также собрание может быть слишком коротким, не транскрибированным или не иметь необходимых прав организатора. Распространенное решение — проверить лицензию пользователя, политику собраний Teams, настройки транскрипции и убедиться, что собрание было запланировано, а не началось мгновенно.

Можно ли включить функцию «Заметки с использованием ИИ» во время онлайн-совещания в Teams?

Да, в поддерживаемых совещаниях организатор или докладчик может включить функцию «Фасилитатор» во время совещания. Обычно это делается в разделе «Дополнительные действия» в настройках совещания, а затем выбирается пункт «Включить фасилитатор». Для отображения заметок может потребоваться несколько минут, поскольку Teams необходимо получить содержимое обсуждения из стенограммы, прежде чем он сможет сгенерировать полезные заметки.

Где найти заметки AI после собрания Teams?

После совещания откройте чат совещания в Teams и выберите «Краткий обзор». В зависимости от ваших настроек вы можете увидеть «Заметки» или «Заметки, созданные ИИ». Заметки, созданные модератором, также могут отображаться в чате совещания и в заметках совещания. Как правило, заметки, созданные ИИ после совещания, работают лучше всего, если совещание было расшифровано и соответствовало требованиям этой функции.

В чём разница между заметками для модератора, кратким обзором и заметками для второго участника совещания?

Функция Facilitator в основном предназначена для создания заметок в режиме реального времени с помощью ИИ во время совещания. Функция Recap позволяет пользователям просматривать заметки, задачи и содержание совещания после его завершения. Заметки к совещаниям в Copilot создаются через интерфейс Copilot в чате совещания или в режиме Recap. Эти функции частично совпадают, но не являются абсолютно одинаковыми, поэтому требования к настройке могут различаться.

Для корректной работы функции создания заметок с помощью ИИ в Teams требуется транскрипция собраний?

Во многих рабочих процессах Teams, связанных с созданием заметок с помощью ИИ, транскрипция имеет важное значение, поскольку она предоставляет ИИ материал для анализа. В частности, создание заметок с помощью ИИ зависит от наличия транскрипции и соответствия требованиям совещания. Администраторы должны убедиться, что транскрипция разрешена в правилах проведения совещаний, а организаторы должны обеспечить наличие транскрипции совещания, когда им понадобятся заметки после совещания.

Кто может включить функцию «Модератор» для заметок с использованием ИИ в Teams?

Функцию «Фасилитатор» обычно могут включить организаторы или докладчики, использующие Teams на компьютере или в веб-версии. Пользователи мобильных устройств могут просматривать заметки в режиме реального времени, но не всегда могут активировать функцию «Фасилитатор» самостоятельно. Это различие в ролях часто объясняет, почему один участник видит опцию «Заметки», а другой не может её включить.

Как улучшить качество заметок о совещаниях в Teams, создаваемых искусственным интеллектом?

Используйте четкую повестку дня, озвучивайте решения и четко обозначайте пункты плана действий по именам. По возможности избегайте перебивания друг друга и поддерживайте единообразие языка совещания. Заметки, созданные с помощью ИИ, наиболее эффективны, когда совещание имеет структуру. Также полезно просмотреть заметки перед тем, как широко их распространять.

Достаточно ли надежны заметки, созданные с помощью ИИ в Teams, для обмена ими?

Заметки, созданные с помощью ИИ, полезны, но их все равно следует проверять перед тем, как делиться ими, особенно с клиентами или руководством. Проверяйте имена, цифры, решения, сроки и конфиденциальную информацию. Практическое правило статьи — рассматривать заметки, созданные с помощью ИИ, как полезный черновик, а не как идеальный юридический или нормативный документ. Проверка человеком по-прежнему важна.

Ссылки

1. Служба поддержки Microsoft — модератор собраний в Microsoft Teams — support.microsoft.com

2. Microsoft Learn — Настройки политики собраний Copilot — learn.microsoft.com

Найдите новейшие разработки в области ИИ в официальном магазине ИИ-помощников

О нас